Terms and Conditions - Call for Photographic Contributions 2022 "African Spaces"

Africa Multiple Cluster of Excellence (Organiser)
University of Bayreuth
Bayreuth
Germany

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Call for Photographic Contributions
“African Spaces”

Terms and Conditions

• Individual entrants are responsible for ensuring that they have read and abided by the terms and conditions before submitting their photographs. No allowances will be made for instances where this is not the case.
• Any entry found not to comply with the rules of the call is liable to be disqualified.

Eligibility

• The Organiser of the call is the Africa Multiple Cluster of Excellence, University of Bayreuth, Bayreuth, Germany. The call is open to anyone except those involved in its organisation.
• The call is free to enter and is open to Cluster of Excellence’s members and non-members.
• Entrants must be 18 years of age or older.
• Prior to submission, entrants must not have offered any of their entries for sale or been paid for any publication of their entries.
• The closing date for submissions is 23:59 CST on 15th August 2022. Once an entry has been submitted it cannot be edited.

Entries

Entries must contain the following:

• Up to three images with a concise title for each image
• A brief explanation of each picture (relating to the theme of the photo call),
• The precise location(s) of where the images were taken,
• The entrant’s personal details: name, address, e-mail address and date of birth,
• A signed declaration to provide consent to the use your photos (EN) and a signed declaration for the data protection regulations (EN).
• Entries must be submitted to africamultiple-calendar@uni-bayreuth.de

Camera and file type specifications

• Entries must be digital images. Each entrant may submit a maximum of three images to the call.
• Images should be submitted as high-resolution JPEGs or PNG files no larger than 8 MB. Please keep copies of all your original and resized images safe. If you are successful in being shortlisted, we might request your original file for further judging and reproduction purposes. If the original file is not received, the image may be disqualified from the call.
• There are no restrictions on the type of camera used, however, it is recommended that you use the highest possible quality setting on your camera. The original file should be as large as you can achieve with your equipment
• To ensure your image can be printed at A4 size for the sake of calendar, the longest edges of the image should be a minimum of 2.500 pixels, with no interpolation (digital upscaling). Images of smaller dimensions may be excluded at the judges’ discretion.
• Black and white images are permitted. Dodging, burning and toning of these are allowed.
• Scans of prints are not permitted.

Subjects and Ethics

• The Organiser asks photographers to put the welfare of animals first and to safeguard their environment and that they do not do anything to injure or distress animals or destroy the environment in their attempt to get their photographs. If the Organiser suspects that a picture was taken using cruel or unethical practices, the entry will be disqualified.
• The Organiser also asks photographers to consider their own welfare and that of other individuals and they take care in their attempt get their photographs.
• All photographers will be asked to declare that the images they are submitting comply with the call rules and that the picture information they provide is complete, true and accurate.
• Photographers are requested to include details of their photographs and the precise location(s) of where their photographs were taken when submitting their entry.

Notification

• Twelve (12) shortlisted entrants will be notified at the beginning of October 2022 by email. The full details of all shortlisted entrants and photographers will be published on the website of the Cluster of Excellence (www.africamultiple.uni-bayreuth.de)

Compensation of Rights

• Each photographer on the shortlist will be able to receive a compensation for the rights of usage in the amount of 350 Euro by issuing an invoice to the Africa Multiple Cluster of Excellence over said amount using a provided form.
• The compensation form must be sent in by 23:59 CST on 15th October 2022 to receive compensation for the rights to use this image.
• If the Organiser is unable to contact the shortlisted entrants after reasonable attempts have been made, the Organiser reserves the right to offer the compensation to a runner-up.

Judging

• The Organiser will put the entrants on the public poll platform poll unit to choose the shortlisted entrants. If there is a technical problem or no decision can be made during this process the Organiser reserves the right to judge the entries itself. The Organiser’s decision on all matters relating to the call is final, and no correspondence will be entered into concerning the call’s judging and organisation.
• Should the quality of entries fall below the standard required, or less than 12 entries are registered, the Organiser reserves the right to forgo the call. Such decisions shall be unchallengeable.

Copyright and Reproduction

• The copyright of the entire image must belong to the entrant.
• Entrants will retain copyright in the photographs that they submit. By entering the call entrants grant the Organisers a non-exclusive, worldwide, royalty-free licence to use, reproduce, and publish images entered into the call for the purposes of:

a) Publicising and promoting the call in the future,

b) Promoting the Organisers’ activities, including within their publications, website and social media channels and

c) publishing a 2023 calendar with all 12 shortlisted entries.

• Contact the Organisers at africamultiple-calendar@uni-bayreuth.de if you have any questions about use of images.
• Entrants whose photographs are shortlisted grant the Cluster of Excellence the right to publish and exhibit their photographs at awards event(s) and to use the image(s) for marketing purposes.
• Other than the above-mentioned compensation for use of rights, no additional fees will be payable for any of the above uses.
• While we make every effort to credit photographers, including in printed reproductions of their work, we cannot guarantee this.
• Media will be allowed to publish the chosen images free of charge for the purpose of promoting the photography calendar without expressed permission from the photographer. The Organiser will try to ensure all images used by the media are credited to the photographer.
• Third parties will not be granted permission to use images for other purposes without expressed permission from the photographer.

Disclaimer

• The Organiser reserves the right to cancel this call or alter the rules at any stage, if deemed necessary in its opinion, and if circumstances arise outside of its control. Any breach of these terms by an entrant will void their entry. The Organisers reserve the right to request the return of compensation if, at a later date, the entrant has been discovered to be in breach of these terms.

Appel à contributions photographiques
"Espaces africains"

Modalités et conditions

• Il incombe à chaque participant de s'assurer qu'il a lu et respecté les conditions générales avant de soumettre ses photographies. Aucune tolérance ne sera accordée dans le cas contraire.
• Toute participation jugée non conforme aux règles de l'appel est susceptible d'être disqualifiée.

Éligibilité

• L'organisateur de l'appel est l'Africa Multiple Cluster of Excellence, Université de Bayreuth, Bayreuth, Allemagne. L'appel est ouvert à tous, à l'exception des personnes impliquées dans son organisation.
• L'appel est gratuit et ouvert aux membres et non-membres du Cluster d'excellence.
• Les participants ne doivent pas être des photographes professionnels. Aux fins du présent appel, un photographe professionnel sera considéré comme une personne qui tire plus de la moitié de ses revenus annuels d'un travail lié à la photographie.
• Les participants doivent être âgés de 18 ans ou plus.
• Avant de soumettre leur candidature, les participants ne doivent pas avoir proposé à la vente l'une de leurs œuvres ni avoir été payés pour la publication de leurs œuvres.
• La date de clôture des soumissions est fixée à 23h59 CST le 15 août 2022. Une fois que l'inscription a été soumise, elle ne peut plus être modifiée.

Entrées
Les inscriptions doivent contenir les éléments suivants :

• Un titre concis pour chaque image
• Une brève explication de chaque image (en rapport avec le thème de l'appel photo),
• le(s) lieu(x) précis où les images ont été prises,
• Les données personnelles du participant : nom, adresse, adresse électronique et date de naissance,
• Une déclaration signée pour donner son accord à l'utilisation de ses photos et une déclaration signée pour les règles de protection des données.

Les contributions doivent être envoyées à africamultiple-calendar@uni-bayreuth.de

Spécifications de l'appareil photo et du type de fichier

• It faut que les images sont soumises sous forme numériques (digitales). Chaque participant peut soumettre un maximum de trois images à l'appel.
• It faut que les images sont soumises sous forme de fichiers JPEG ou PNG haute résolution d'une grandeur maximale de 8 MB. Veuillez conserver en lieu sûr des copies de toutes vos images originales et redimensionnées. Si vous êtes présélectionné, il se peut que nous demandions votre fichier original à des fins de jugement et de reproduction. Si le fichier original n'est pas reçu, l'image peut être disqualifiée de l'appel.
• Il n'y a pas de restrictions quant au type d'appareil photo utilisé, mais il est recommandé d'utiliser le paramètre de qualité le plus élevé possible sur votre appareil. Le fichier original doit être aussi grand que possible avec votre équipement. 

Ajustement de votre image

• La représentation fidèle de ce qui a été capturé au moment de la prise de vue doit être maintenue. Les ajustements numériques ne sont acceptables que s'ils se limitent à des travaux mineurs de nettoyage (élimination des taches de poussière), de niveaux, de courbes, de couleurs, de saturation et de contraste. Le recadrage et une légère accentuation sont autorisés, mais les participants sont mis en garde contre le risque de perte de qualité. Pour que votre image puisse être imprimée au format A3 pour les besoins du calendrier, les bords les plus longs de l'image doivent être d'au moins 2 500 pixels, sans interpolation (mise à l'échelle numérique). Les images de plus petites dimensions peuvent être exclues à la discrétion des juges.
• L'empilement des images est autorisé à condition que l'image finale qui en résulte soit une représentation fidèle de la scène originale. Les images individuelles doivent être prises au même moment et au même endroit. Si votre image est retenue, les juges demanderont toutes les images originales qui composent la pile de mise au point.
• L'empilement de vos images pour créer un "flux de mouvement" ou un "time lapse" est autorisé à condition que l'image finale qui en résulte soit une représentation fidèle de la scène originale, c'est-à-dire que les images individuelles doivent être prises au même moment et au même endroit. Si votre image est retenue, les juges demanderont toutes les images originales qui composent la pile.
• L'assemblage d'images, qui consiste à assembler deux ou plusieurs photographies dont les caractéristiques se chevauchent pour créer une image finale plus grande, est autorisé pour autant que l'image finale obtenue soit une représentation fidèle de la scène originale. Les différentes images doivent être prises au même moment et au même endroit. Si votre image est retenue, les juges demanderont toutes les images originales qui composent l'image assemblée.
• L'ajout ou la suppression d'éléments dans/depuis l'image n'est pas autorisé. Les images qui ont été manipulées numériquement au-delà des termes de cette règle seront disqualifiées. Les organisateurs se réservent le droit d'exclure toute image qu'ils estiment avoir été traitée de manière excessive afin d'en altérer l'authenticité.
• Les images en noir et blanc sont autorisées. Il est permis d'utiliser des procédés d'incision, de brûlage et d'atténuation.
• Les scans d'impressions ne sont pas autorisés.

Sujets et éthique

• L'Organisateur demande aux photographes de donner la priorité au bien-être des animaux et à la protection de leur environnement et de ne rien faire qui puisse blesser ou faire souffrir les animaux ou détruire l'environnement dans le but de réaliser leurs photos. Si l'Organisateur soupçonne qu'une photo a été prise en utilisant des pratiques cruelles ou contraires à l'éthique, la participation sera disqualifiée.
• L'Organisateur demande également aux photographes de prendre en considération leur propre bien-être et celui des autres individus et de faire preuve de prudence dans leur tentative d'obtenir leurs photographies.
• Il sera demandé à tous les photographes de déclarer que les images qu'ils soumettent sont conformes aux règles de l'appel et que les informations sur les images qu'ils fournissent sont complètes, véridiques et exactes.
• Les photographes sont priés d'inclure les détails de leurs photos et le(s) lieu(x) précis où leurs photos ont été prises lorsqu'ils soumettent leur participation. 

Notification

• Douze (12) participants présélectionnés seront informés par courrier électronique au début du mois d'octobre 2022. Les coordonnées complètes de tous les candidats présélectionnés et des photographes seront publiées sur le site Internet du Pôle d'excellence (www.africamultiple.uni-bayreuth.de).

Compensation des droits

• Chaque photographe présélectionné pourra recevoir une compensation pour les droits d'utilisation d'un montant de 350 euros en émettant une facture à l'Africa Multiple Cluster of Excellence pour ce montant, en utilisant un formulaire fourni.
• Le formulaire de compensation doit être envoyé avant 23:59 CST le 15 octobre 2022 pour recevoir une compensation pour les droits d'utilisation de cette image.
• Si l'Organisateur n'est pas en mesure de contacter les participants présélectionnés après avoir fait des tentatives raisonnables, l'Organisateur se réserve le droit d'offrir la compensation à un finaliste.

Jugement

• L'Organisateur soumettra les participants à une unité de sondage sur une plate-forme publique afin de choisir les participants présélectionnés. S'il y a un problème technique ou si aucune décision ne peut être prise au cours de ce processus, l'Organisateur se réserve le droit de juger lui-même les inscriptions. La décision de l'Organisateur sur toutes les questions relatives à l'appel est définitive, et aucune correspondance ne sera échangée concernant le jugement et l'organisation de l'appel.
• Si la qualité des inscriptions est inférieure au niveau requis ou si moins de 12 inscriptions sont enregistrées, l'Organisateur se réserve le droit de renoncer à l'appel. Cette décision est irrévocable.
  
  

Droits d'auteur et reproduction

• Le droit d'auteur de l'image entière doit appartenir au participant.
• Les participants conservent les droits d'auteur sur les photographies qu'ils soumettent. En participant à l'appel, les participants accordent aux organisateurs une licence non exclusive, mondiale et libre de droits pour l'utilisation, la reproduction et la publication des images soumises dans le cadre de l'appel aux fins de :

a) Faire connaître et promouvoir l'appel à l'avenir,

b) des activités des organisateurs, y compris dans leurs publications, sur leur site web et sur les réseaux sociaux, et

c) la publication d'un calendrier 2023 avec les 12 candidatures sélectionnées.

• Contactez les organisateurs à l'adresse africamultiple-calendar@uni-bayreuth.de si vous avez des questions sur l'utilisation des images.
• Les participants dont les photographies sont sélectionnées accordent au Pôle d'excellence le droit de publier et d'exposer leurs photographies lors des événements de remise de prix et d'utiliser les images à des fins de marketing.
• En dehors de l'indemnisation susmentionnée pour l'utilisation des droits, aucun frais supplémentaire ne sera exigé pour les utilisations susmentionnées.
• Bien que nous fassions tout notre possible pour créditer les photographes, y compris dans les reproductions imprimées de leur travail, nous ne pouvons pas le garantir.
• Les médias seront autorisés à publier gratuitement les images choisies dans le but de promouvoir le calendrier photographique sans l'autorisation expresse du photographe. L'organisateur s'efforcera de veiller à ce que toutes les images utilisées par les médias soient créditées au photographe.
• Les tiers ne seront pas autorisés à utiliser les images à d'autres fins sans l'autorisation expresse du photographe. 

Clause de non-responsabilité

• L'organisateur se réserve le droit d'annuler cet appel ou de modifier le règlement à tout moment, s'il le juge nécessaire et si des circonstances indépendantes de sa volonté surviennent. Toute violation de ces conditions par un participant entraînera l'annulation de sa participation. Les organisateurs se réservent le droit de demander le remboursement de la compensation si, à une date ultérieure, il s'avère que le participant a enfreint les présentes conditions.