Terms and Conditions - Call for Works of Art 2023 "Africa: Visions and Time"

Africa Multiple Cluster of Excellence (Organiser)
University of Bayreuth
Bayreuth
Germany

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Call for Contributions of Artworks
“Africa: Visions and Time”

Terms and Conditions

1. Individual entrants are responsible for ensuring that they have read and abided by the terms and conditions before submitting their photographs. No allowances will be made for instances where this is not the case.

2. Any entry found not to comply with the rules of the call is liable to be disqualified.

Eligibility

3. The Organiser of the call is the Africa Multiple Cluster of Excellence, University of Bayreuth, Bayreuth, Germany. The call is open to anyone except those involved in its organisation.

4. Entering the call is free of charge and is open to Cluster of Excellence’s members and non-members.

5. Entrants must be 18 years of age or older.

6. Prior to submission, entrants must not have offered any of their entries for sale or been paid for any publication of their entries.

7. The closing date for submissions is 23:59 CST on 31st August 2023. Once an entry has been submitted it cannot be edited.

Entries

8. Entries may be photos or photographic representations of artworks such as drawings, paintings, sculptures, installations, mixed media etc.

9. Entries must contain the following:

1. A concise title for each image
   
2. A brief explanation of each artwork (relating to the theme of the call),
3. the precise location(s) of where the images were taken,
   
4. The contributor’s personal details: name, postal address, e-mail address and date of birth,
5. A signed declaration to provide consent to the use your photos and a signed declaration for the data protection regulations.

10. Entries must be submitted to africamultiple-calendar@uni-bayreuth.de

Camera and file type specifications

11. Entries must be digital images. Each entrant may submit a maximum of three images for the cal

12. Images should be submitted as high-resolution JPEGs or PNG files no larger than 8 MB. Please keep copies of all your original and resized images safe. If you are successful in being shortlisted, we might request your original file for further judging and reproduction purposes. If the original file is not received, the image may be disqualified from the call.

13. There are no restrictions on the type of camera used, however, it is recommended that you use the highest possible quality setting on your camera. The original file should be as large as you can achieve with your equipment.

Adjusting your image

14. The faithful representation of what was captured at the time of the shot being taken must be maintained. Digital adjustments are only acceptable if limited to minor cleaning work (removing dust spots), levels, curves, colour, saturation and contrast work. Cropping and light sharpening is allowed, but entrants are warned against risk of losing quality. To ensure your image can be printed at A3 size for the sake of calendar, the longest edges of the image should be a minimum of 2.500 pixels, with no interpolation (digital upscaling). Images of smaller dimensions may be excluded at the judges’ discretion.

15. Focus stacking is permitted so long as the resulting final image is a true representation of the original scene. The individual images must be captured at the same time in the same location. Should your image be successful, the judges will request all of the original images that make up the focus stack.

16. Stacking your image to create a ‘stream of movement’ or ‘time lapse’ is permitted so long as the resulting final image contains a true representation of the original scene i.e. the individual images must be captured at the same time in the same location. Should your image be successful, the judges will request all of the original images that make up the stack.

17. Image stitching, where two or more photographs with overlapping features are stitched together to create a bigger final image, is permitted so long as the resulting final image is a true representation of the original scene. The individual images must be captured at the same time in the same location. Should your image be successful, the judges will request all of the original images that make up the stitched image.

18. Adding or removing elements into/from the image is not allowed. Pictures that have been digitally manipulated beyond the terms of this rule will be disqualified. The organisers reserve the right to exclude any image they believe may have been excessively treated so as to alter its authenticity.

19. Black and white images are permitted. Dodging, burning and toning of these are allowed.

20. Scans of prints are not permitted.

Subjects and Ethics

21. The Organiser asks photographers to put the welfare of animals first and to safeguard their environment and that they do not do anything to injure or distress animals or destroy the environment in their attempt to get their photographs. If the Organiser suspects that a picture was taken using cruel or unethical practices, the entry will be disqualified.

22. The Organiser also asks photographers to consider their own welfare and that of other individuals and they take care in their attempt get their photographs.

23. All photographers will be asked to declare that the images they are submitting comply with the call rules and that the picture information they provide is complete, true and accurate.

24. Photographers are requested to include details of their photographs and the precise location(s) of where their photographs were taken when submitting their entry.

Notification

25. Twelve (12) shortlisted entrants will be notified at the beginning of October 2023 by email. The full details of all shortlisted entrants and artists may be published on the website of the Cluster of Excellence (www.africamultiple.uni-bayreuth.de)

Rights

26. The applicants must make sure that all the rights of the photo as well of the depicted artwork are with the applicant. This is crucial for the compensations for rights as well as the reproduction of the submitted images

Compensation for Rights

27. Each photographer on the shortlist will be able to receive a compensation for the rights of usage in the amount of 250 Euro by issuing an invoice to the Africa Multiple Cluster of Excellence over said amount using a provided form.

28. The compensation form must be sent in by 23:59 CST on 15^th October 2023 to receive compensation for the rights to use this image.

29. If the Organiser is unable to contact the shortlisted entrants after reasonable attempts have been made, the Organiser reserves the right to offer the compensation to a runner-up.

Judging

30. The Organiser will nominate a jury to evaluate the contributions in terms of aesthetics and thematic context. The Organiser’s decision on all matters relating to the call is final, and no correspondence will be entered into concerning the call’s judging and organisation.

31. Should the quality of entries fall below the standard required, or less than 12 entries are registered, the Organiser reserves the right to forgo the call. Such decisions shall be unchallengeable.

Copyright and Reproduction

32. The copyright of the entire image must belong to the entrant.

33. Entrants will retain copyright in the photographs that they submit. By entering the call entrants grant the Organisers a non-exclusive, worldwide, royalty-free licence to use, reproduce, and publish images entered into the call for the purposes of:

• Publicising and promoting the call in the future,
• the Organisers’ activities, including within their publications, website and social media channels and
• publishing a 2024 calendar with all 12 shortlisted entries.

34. Contact the Organisers at africamultiple-calendar@uni-bayreuth.de if you have any questions about use of images.

35. Entrants whose photographs are shortlisted grant the Cluster of Excellence the right to publish and exhibit their photographs at awards event(s) and to use the image(s) for marketing purposes.

36. Other than the above-mentioned compensation for use of rights, no additional fees will be payable for any of the above uses.

37. While we make every effort to credit photographers, including in printed reproductions of their work, we cannot guarantee this.

38. Media will be allowed to publish the chosen images free of charge for the purpose of promoting the photography calendar without expressed permission from the photographer. The Organiser will try to ensure all images used by the media are credited to the photographer.

39. Third parties will not be granted permission to use images for other purposes without expressed permission from the photographer.

Disclaimer

40. The Organiser reserves the right to cancel this call or alter the rules at any stage, if deemed necessary in its opinion, and if circumstances arise outside of its control. Any breach of these terms by an entrant will void their entry. The Organisers reserve the right to request the return of compensation if, at a later date, the entrant has been discovered to be in breach of these terms.

Appel à contributions d'œuvres d'art
"Afrique: Visions et temps"

Modalités et conditions

1.  Il incombe à chaque participant de s'assurer qu'il a lu et respecté les conditions générales avant de soumettre ses photographies. Aucune tolérance ne sera accordée si ce n'étaitt pas le cas.

2. Toute participation jugée non conforme aux règles de l'appel est susceptible d'être disqualifiée

Éligibilité

3.  L'organisateur de l'appel est l'Africa Multiple Cluster of Excellence, Université de Bayreuth, Bayreuth, Allemagne. L'appel est ouvert à tous, à l'exception des personnes impliquées dans son organisation.

4.  La participation à l'appel est gratuite et ouverte aux membres et aux non-membres du Pôle d'excellence.

5.  Les participants doivent être âgés de 18 ans ou plus.

6.  Avant la soumission, les participants ne doivent pas avoir mis en vente ou avoir été payés pour la publication de leurs œuvres.

7. La date de clôture des soumissions est fixée pour le 31 août 2023à 23:59 CST. Une fois qu'une contribution a été soumise, elle ne peut plus être modifiée

Entrées

8.  Les œuvres présentées peuvent être des photographies ou des représentations photographiques d'œuvres d'art telles que des dessins, des peintures, des sculptures, des installations, des techniques mixtes, etc.

9.  Les œuvres doivent contenir les éléments suivants

• Un titre concis pour chaque image
  
• Une brève explication de chaque œuvre (en rapport avec le thème de l'appel),
  
• le(s) lieu(x) précis où les images ont été prises,
  
• Les coordonnées du contributeur : nom, adresse postale, adresse électronique et date de naissance,
  
• Une déclaration signée concernant le  consentement pour  l'utilisation de vos photos et une déclaration signée confirmant le respect des règles de protection des données.
  

10.  Les photos doivent être envoyées à africamultiple-calendar@uni-bayreuth.de

Spécifications de l'appareil photo et du type de fichier

11.  Les candidatures doivent être des images numériques. Chaque participant peut soumettre un maximum de trois images à l'appel.

12.  Les images doivent être soumises en format JPEG ou PNG haute résolution d'une taille maximale de 8 MB. Veuillez conserver des copies de toutes vos images originales et redimensionnées en lieu sûr. Si vous êtes sélectionné, il se peut que nous vous demandions votre fichier original à des fins d’évaluation  et de reproduction. Si le fichier original n'est pas reçu, l'image peut être disqualifiée de l'appel.

13.  Il n'y a pas de restrictions quant au type d'appareil photo utilisé, mais il est recommandé d'utiliser le réglage de qualité le plus élevé possible sur votre appareil. Le fichier original doit être aussi large que possible avec votre équipement.

Ajustement de votre image

14.  La représentation fidèle de ce qui a été capturé au moment de la prise de vue doit être maintenue. Les ajustements numériques ne sont acceptables que s'ils se limitent à un nettoyage mineur (élimination des taches de poussière), aux niveaux, aux courbes, à la couleur, à la saturation et au contraste. Le recadrage et un léger renforcement de la netteté sont autorisés, mais les participants sont mis en garde contre le risque de perte de qualité. Pour que votre image puisse être imprimée au format A3 pour les besoins du calendrier, les bords les plus longs de l'image doivent être d'au moins 2 500 pixels, sans interpolation (agrandissement numérique). Les images de dimensions inférieures peuvent être exclues à la discrétion des juges.

15.  L'empilement de mises au point est autorisé pour autant que l'image finale résultante soit une représentation fidèle de la scène originale. Les images individuelles doivent être prises au même moment et au même endroit. Si votre image est retenue, les juges vous demanderont de leur fournir toutes les images originales qui composent la pile de mise au point.

16.  L'empilement d'images pour créer un "flux de mouvement" ou un "laps de temps" est autorisé à condition que l'image finale qui en résulte soit une représentation fidèle de la scène originale, c'est-à-dire que les images individuelles doivent avoir été prises au même moment et au même endroit. Si votre image est retenue, les juges demanderont toutes les images originales qui composent la pile.

17.  L'assemblage d'images, qui consiste à assembler deux ou plusieurs photographies dont les caractéristiques se chevauchent pour créer une image finale plus grande, est autorisé pour autant que l'image finale résultante soit une représentation fidèle de la scène originale. Les images individuelles doivent être prises au même moment et au même endroit. Si votre image est retenue, les juges vous demanderont de leur fournir toutes les images originales qui composent l'image assemblée.

18.  L'ajout ou la suppression d'éléments dans l'image n'est pas autorisé. Les images qui ont été manipulées numériquement au-delà des termes de cette règle seront disqualifiées. Les organisateurs se réservent le droit d'exclure toute image dont ils estiment qu'elle a été traitée de manière excessive afin d'en altérer l'authenticité.

19.  Les images en noir et blanc sont autorisées. Le découpage, le brûlage et les effes de tonalité de ces images sont autorisés.

20.  Les scans de tirages ne sont pas autorisés.

Sujets et éthique

21.  L'Organisateur demande aux photographes d'accorder la priorité au bien-être des animaux et à la protection de leur environnement, et de ne rien faire qui puisse blesser ou affliger les animaux ou détruire l'environnement dans leur tentative d'obtenir leurs photos. Si l'Organisateur soupçonne qu'une photo a été prise en recourant à des pratiques cruelles ou contraires à l'éthique, le dossiersera disqualifiée.

22.  L'Organisateur demande également aux photographes de prendre en compte leur propre bien-être et celui des autres individus et qu'ils fassent attention à des règles éthiques dans leur tentative d'obtenir leurs photographies.

23.  Tous les artistes devront déclarer que les images qu'ils soumettent sont conformes aux règles de l'appel et que les informations qu'ils fournissent sur les images sont complètes, véridiques et exactes.

24.  Les photographes sont priés d'inclure les détails de leurs photographies et le(s) lieu(x) précis où elles ont été prises lorsqu'ils soumettent leur candidature.

Notification

25.  Douze (12) participants présélectionnés seront informés au début du mois d'octobre 2023 par courrier électronique. Les coordonnées complètes de tous les participants et artistes présélectionnés pourront être publiées sur le site web du Pôle d'excellence (http://www.africamultiple.uni-bayreuth.de/).

Droits

26.  Les candidats doivent s'assurer que tous les droits de la photo et de l'œuvre d'art représentée dans la photo sont détenus par le candidat. Ceci est crucial pour les compensations des droits ainsi que pour la reproduction des images soumises.

Compensation des droits

27.  Chaque photographe figurant sur la liste de sélection finale pourra recevoir une compensation pour les droits d'utilisation d'un montant de 250 euros en émettant une facture adressée au Pôle d'excellence multiple Afrique pour ce montant en utilisant leun formulaire mis à disposition à ce moment.

28.  Le formulaire de compensation doit être envoyé avant 23:59 CST le 15 octobre 2023 pour recevoir une compensation pour les droits d'utilisation de cette image.

29.  Si l'Organisateur n'est pas en mesure de contacter les participants présélectionnés après des tentatives raisonnables, l'Organisateur se réserve le droit d'offrir la compensation à un autre finaliste.

Jugement

30.  L'Organisateur désignera un jury chargé d'évaluer les contributions en termes d'esthétique et de contexte thématique. La décision de l'Organisateur sur toutes les questions relatives à l'appel est définitive et aucune correspondance ne sera échangée concernant le jugement et l'organisation de l'appel.

31.  Si la qualité des candidatures n'atteint pas le niveau requis ou si moins de 12 candidatures sont enregistrées, l'Organisateur se réserve le droit de renoncer à l'appel. Cette décision ne peut être contestée.

Droits d'auteur et reproduction

32.  Le droit d'auteur de l'ensemble de l'image doit appartenir au participant.

33.  Les participants conservent les droits d'auteur sur les photographies qu'ils soumettent. En participant à l'appel, les participants accordent aux organisateurs une licence non exclusive, mondiale et libre de droits pour l'utilisation, la reproduction et la publication des images soumises dans le cadre de l'appel aux fins suivantes

a) faire connaître et promouvoir l'appel à l'avenir

b) des activités des organisateurs, y compris dans leurs publications, leur site web et leurs canaux de médias sociaux, et

c) la publication d'un calendrier 2024 avec les 12 candidatures présélectionnées.

34.  Contactez les organisateurs à l'adresse africamultiple-calendar@uni-bayreuth.de si vous avez des questions concernant l'utilisation des images.

35.  Les participants dont les photographies sont présélectionnées accordent au Pôle d'excellence le droit de publier et d'exposer leurs photographies lors des événements de remise des prix et d'utiliser les images à des fins de marketing.

36.  En dehors de la compensation susmentionnée pour l'utilisation des droits, aucune autre redevance ne sera due pour l'une ou l'autre des utilisations susmentionnées.

37.  Bien que nous fassions tout notre possible pour créditer les photographes, y compris dans les reproductions imprimées de leur travail, nous ne pouvons pas le garantir.

38.  Les médias seront autorisés à publier gratuitement les images sélectionnées dans le but de promouvoir le calendrier photographique sans l'autorisation expresse du photographe. L'organisateur s'efforcera de veiller à ce que toutes les images utilisées par les médias soient créditées au photographe.

39.  Les parties tierces ne seront pas autorisées à utiliser les images à d'autres fins sans l'autorisation expresse du photographe.

Clause de non-responsabilité

40.  L'Organisateur se réserve le droit d'annuler cet appel ou d'en modifier les règles à tout moment, s'il le juge nécessaire et si des circonstances indépendantes de sa volonté surviennent. Toute violation de ces conditions par un participant entraînera l'annulation de sa participation. Les organisateurs se réservent le droit de demander le remboursement de la compensation si, à une date ultérieure, il s'avère que le participant n'a pas respecté ces conditions.